En el paisaje industrial de Galicia, especialmente en los ecosistemas de alta exigencia como la automoción (Stellantis) o el sector naval, vivimos una dicotomía tecnológica fascinante y preocupante a la vez.
Si bajas a la planta de producción de cualquier Tier 1, verás una sinfonía de eficiencia: brazos robóticos colaborativos, sensores IoT midiendo tolerancias en micras y sistemas de mantenimiento predictivo. Sin embargo, si subes las escaleras a las oficinas de administración de esa misma empresa, es probable que viajes en el tiempo hasta 1995.
Allí encontrarás a personal altamente cualificado realizando una de las tareas con menor valor añadido del mundo empresarial: «Picar datos». Abrir correos electrónicos, descargar PDFs, leer referencias y teclearlas manualmente en un ERP (SAP, Navision, Sage, Odoo).
En PonteClick, hemos auditado procesos donde este cuello de botella administrativo es responsable del 15% de los errores en la cadena de suministro. Un error de tecleo en una referencia de troquelería o en un código de material puede detener una línea de montaje, activando penalizaciones contractuales que devoran el margen anual de la operación.
No es un problema de falta de personal; es un problema de Arquitectura de Datos.
En este artículo, vamos a desglosar la infraestructura técnica necesaria para implementar un sistema de «Zero-Touch Order Processing» (Procesamiento de Pedidos sin Intervención Humana), utilizando Inteligencia Artificial y orquestadores como Make.
1. El Diagnóstico: El Coste Oculto de la «Fábrica Oculta»
En gestión Lean, se habla de la «Fábrica Oculta» para referirse a todo el trabajo que se hace para corregir errores. El procesamiento manual de pedidos es el rey de esta fábrica oculta.
Analicemos la anatomía de un pedido B2B convencional:
- Recepción: El cliente (una gran constructora naval o una planta de ensamblaje) envía un PDF con 50 líneas de pedido un viernes a las 14:00.
- Latencia: El pedido se queda en la bandeja de entrada hasta el lunes por la mañana.
- Procesamiento: Un administrativo dedica 45 minutos a transcribir los códigos al ERP.
- Error: Se confunde un «0» con una «O» en una referencia crítica.
- Consecuencia: El pedido se procesa mal, se fabrica mal o se envía tarde.
El Triple Impacto en el Margen
- Latencia Operativa: El «Lead Time» administrativo a menudo supera al tiempo de fabricación real.
- Coste de Oportunidad: Tienes a personas que conocen el negocio actuando como robots de datos. Su talento para la atención al cliente o la gestión de incidencias está secuestrado por el teclado.
- Escalabilidad Negativa: Si tu empresa crece un 50%, necesitas contratar un 50% más de administrativos solo para procesar papeles. Eso no es escalar; eso es engordar.
La solución no es contratar más gente para teclear más rápido. La solución es que los ordenadores hablen con los ordenadores.
2. La Arquitectura Técnica: IPA (Intelligent Process Automation)
La solución que implementamos en PonteClick no requiere cambiar tu ERP actual (lo cual sería traumático y costoso). Se trata de construir una capa de «middleware» o pegamento digital que conecta la entrada desestructurada (Email/PDF) con tu sistema estructurado (ERP).
Esta arquitectura se basa en tres pilares tecnológicos:
- Captura Cognitiva (AI Vision/OCR).
- Orquestación Lógica (Make/Integromat).
- Integración Vía API o SQL.
Pilar 1: Captura de Datos con OCR de Nueva Generación
Olvida el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) de hace 10 años, que necesitaba plantillas rígidas y fallaba si el logo del cliente se movía un centímetro.
Hoy utilizamos LLMs (Large Language Models) y sistemas de Visión por Computador como Google Document AI, AWS Textract o incluso GPT-4 Vision.
- Comprensión Semántica: Estos sistemas no solo leen píxeles; entienden el contexto. Saben que una cifra cerca de la palabra «Total» es el importe final, y que una cadena alfanumérica bajo «Ref.» es el SKU.
- Flexibilidad: No necesitas programar una plantilla para cada cliente. La IA se adapta a formatos de pedidos que nunca ha visto antes, extrayendo tablas complejas con una precisión superior al 99%.
Pilar 2: El Cerebro de la Operación (Make.com)
Make actúa como el director de orquesta. Es una plataforma iPaaS (Integration Platform as a Service) que nos permite dibujar la lógica de negocio sin escribir miles de líneas de código.
El flujo técnico que diseñamos suele seguir estos pasos:
- Trigger (Disparador): Un webhook o un «Watch Email» monitoriza una carpeta específica (ej:
pedidos@tuempresa.com). - Filtrado: Descarta correos de spam o que no contengan adjuntos PDF/Excel.
- Extracción: Envía el archivo a la API de IA (ej: OpenAI o Google Cloud).
- Parseo JSON: Recibe la respuesta estructurada en formato JSON (JavaScript Object Notation).
- Transformación de Datos: Aquí ocurre la magia. El sistema traduce las referencias del cliente a tus referencias internas. (Ej: El cliente pide «Tornillo A», tu ERP lo conoce como «REF-5543»).
Pilar 3: Inyección en el ERP (El Destino)
Finalmente, los datos limpios y estructurados deben entrar en tu sistema de gestión.
- Vía API: Si usas SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 u Odoo, usamos sus APIs REST/SOAP para crear el pedido de venta (
SalesOrder). - Vía Base de Datos: Para ERPs antiguos o locales (Legacy) que no tienen API, podemos inyectar los datos directamente en las tablas intermedias de SQL Server o MySQL, respetando la integridad referencial.
3. El Concepto «Human-in-the-Loop»: Seguridad y Control
Una preocupación lógica de cualquier gerente industrial es: «¿Y si la IA se equivoca?». En entornos B2B críticos, la automatización ciega es peligrosa. Por eso implementamos el protocolo HITL (Human-in-the-Loop).
El sistema de IA asigna un «Confidence Score» (Puntuación de Confianza) a cada lectura.
- Escenario A (Confianza > 95%): El pedido entra directo al ERP como «Borrador» o «Validado», y se envía confirmación al cliente. (Proceso Zero-Touch).
- Escenario B (Confianza < 95%): Si la IA duda (por ejemplo, una mancha de café en el escaneo o una referencia manuscrita), el sistema detiene el proceso y envía una alerta a un humano (vía Teams, Slack o Email).
El administrativo recibe un enlace, ve el PDF original al lado de los datos extraídos, corrige el error puntual y aprueba. El sistema no solo procesa ese pedido, sino que aprende de la corrección para no fallar la próxima vez.
El humano deja de ser un «tecleador» y pasa a ser un «auditor de calidad».
4. Trazabilidad y Autoridad Digital
La automatización no es solo eficiencia interna; es una herramienta de ventas y fidelización. Al eliminar la intervención manual, transformamos la experiencia del cliente B2B.
Cuando un proveedor de primer nivel envía un pedido, espera confirmación. En el modelo manual, recibe un silencio de 48 horas hasta que alguien lo procesa. En el modelo automatizado:
- El cliente envía el email.
- 30 segundos después: Recibe un correo automático: «Pedido 4509 recibido. Referencias validadas. Entra en producción mañana. Fecha estimada de entrega: 14/10.»
Esto proyecta una imagen de Autoridad Digital brutal. Posiciona a tu empresa no como un taller, sino como un socio tecnológico avanzado. En licitaciones internacionales, esta capacidad de integración digital es a menudo el factor de desempate.
5. El Business Case: ROI y Escalabilidad
Vamos a aterrizar esto en la cuenta de resultados de una PYME industrial media en Galicia.
Escenario Manual (Status Quo)
- Volumen: 20 pedidos diarios.
- Complejidad: 15 líneas por pedido.
- Tiempo: 20 minutos por pedido (apertura, comprobación, tecleado, corrección).
- Coste: 20 pedidos x 20 min = 400 minutos/día = 6,6 horas diarias.
- Básicamente, tienes a una persona dedicada casi en exclusiva a esto. Coste anual (con SS): ~30.000€.
Escenario Automatizado (PonteClick)
- Tiempo: 0 minutos (Procesamiento) + 2 minutos (Validación de excepciones).
- Coste: Licencias de software (Make + API IA) ≈ 150€ – 300€/mes.
- Ahorro: Liberas el 90% del tiempo de esa persona.
Pero el ROI real no está en el ahorro de salario, sino en la Escalabilidad. Si mañana ganas un contrato con Stellantis y pasas de 20 a 200 pedidos diarios, tu coste en el escenario manual se multiplica por 10 (necesitas 10 personas). En el escenario automatizado, tu coste apenas sube (el software escala infinitamente).
6. Por qué el «Kit Digital» convencional falla aquí
Es necesario abordar una realidad del mercado local. Muchos agentes digitalizadores ofrecen soluciones estandarizadas del «Kit Digital» bajo la categoría de «Gestión de Procesos». El problema es que suelen limitarse a instalar un ERP estándar y dejarte solo.
La industria no funciona con estándares.
- Cada cliente tiene su formato de PDF.
- Cada sector tiene sus Incoterms.
- Cada almacén tiene su lógica de referencias.
No necesitas instalar un software; necesitas diseñar un flujo. Necesitas ingeniería de procesos, no venta de licencias. Si tu web o tu sistema actual es un lastre que no se comunica con tu oficina, necesitas una infraestructura a medida que entienda las fricciones entre el bit y el átomo.
7. Conclusión: El Liderazgo Operativo en la Industria 4.0
El futuro de la industria en Galicia no depende solo de invertir en maquinaria pesada o en naves más grandes. Depende de la agilidad del software que gobierna esas máquinas.
Las empresas que sobrevivirán a la presión de precios y a la competencia global no serán las que trabajen más duro, sino las que tengan menos fricción interna. Implementar sistemas de automatización de pedidos es el primer paso para blindar tu empresa contra la ineficiencia.
Tu departamento de administración no debería ser un cementerio de talento donde la gente teclea números. Debería ser una torre de control donde se gestionan excepciones y se mejora la relación con el cliente.
En PonteClick somos expertos en conectar estos mundos. Si estás listo para dejar de picar datos y empezar a gestionar información, te invitamos a explorar cómo transformamos la realidad de las empresas locales.
¿Está tu empresa lista para trabajar a la velocidad de la luz, o seguiréis trabajando a la velocidad de los dedos?
